1. Wie is verantwoordelijk?
The Muse Table is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- Bedrijfs- en handelsnaam: The Muse Table
- KvK-nummer: 42143501
- Btw-identificatienummer: NL869911028B01
- Vestigingsadres: Mezenhof 136, 1742 GN Schagen
- E-mail: info@themusetable.nl
2. Welke gegevens gebruiken we?
Afhankelijk van je contact met ons kan het gaan om:
- naam, e-mailadres en optioneel telefoonnummer;
- eventtype, gewenste datum, locatie en aantal gasten;
- je wensen, bericht en verdere correspondentie;
- offerte-, opdracht-, factuur- en betaalgegevens wanneer je klant wordt;
- foto- of videomateriaal van het event, waaronder sfeerbeelden, portretten en eventueel de naam of context die bij een publicatie wordt vermeld;
- beperkte technische gegevens die nodig zijn voor websitebeveiliging, misbruikpreventie en de gekozen vorm van websiteanalyse.
Deel via een vrij tekstveld geen medische gegevens, identiteitsdocumenten of andere gevoelige informatie als die niet noodzakelijk is voor je aanvraag.
3. Doelen en grondslagen
We gebruiken persoonsgegevens om:
- je vraag of aanvraag te beoordelen en te beantwoorden;
- een offerte en eventuele overeenkomst voor te bereiden;
- de afgesproken styling te plannen en uit te voeren;
- facturen, betalingen en onze administratie te verzorgen;
- wijzigingen, klachten en privacyverzoeken af te handelen;
- met afzonderlijke toestemming ons werk te tonen op onze website, in ons portfolio, op sociale media en in andere eigen marketingkanalen;
- de website en mailroute te beveiligen;
- na je analysekeuze te begrijpen welke pagina's worden bezocht en waar de aanvraagroute kan worden verbeterd.
We verwerken gegevens wanneer dat nodig is om vóór een overeenkomst stappen te nemen, om een overeenkomst uit te voeren, om aan een wettelijke verplichting te voldoen of voor een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging en beperkte bedrijfsvoering. Voor analyse met browseropslag vragen we vooraf toestemming. We gebruiken een aanvraag niet voor een nieuwsbrief of gepersonaliseerde reclame zonder een aparte, geldige keuze.
4. Contact- en aanvraagformulieren
Een formulierinzending wordt op de server gecontroleerd en per e-mail doorgestuurd naar The Muse Table. Het contactformulier stuurt alleen een interne melding. Na een eventaanvraag ontvangt de aanvrager ook een automatische ontvangstbevestiging. Die bevestiging is geen offerte of definitieve boeking.
De website bewaart de formulierinhoud niet in een eigen klantendatabase. Voor misbruikpreventie wordt tijdelijk een technisch afgeleide sleutel in het actieve serverproces bijgehouden. Die sleutel is niet bedoeld voor klantprofilering en formulierinhoud wordt niet in applicatielogs opgenomen.
5. Foto's en video
Tijdens een event kunnen we foto's of video's maken van de styling, de ruimte en het verloop van het moment. We bespreken dit vooraf met de organisator. Detail- en sfeerbeelden waarop niemand direct of indirect herkenbaar is, kunnen we gebruiken om ons werk te laten zien. Vooraf controleren we ook of de locatie, persoonlijke voorwerpen of andere details iemand alsnog herkenbaar maken.
Een herkenbare foto of video is een persoonsgegeven. Voor publicatie daarvan op onze website, in ons portfolio, op onze Instagram- of TikTok-kanalen of in andere marketinguitingen vragen we vooraf een afzonderlijke, specifieke toestemming aan de persoon die herkenbaar in beeld is. Toestemming van alleen de organisator geldt niet automatisch als toestemming van volwassen gasten. Voor een herkenbare minderjarige vragen we toestemming aan de ouder of wettelijk vertegenwoordiger.
De organisator helpt ons gasten vooraf duidelijk te informeren wanneer er wordt gefotografeerd of gefilmd. Alleen aanwezig zijn op het event, voor een camera poseren of akkoord gaan met een offerte geldt niet automatisch als toestemming voor marketingpublicatie. Geen toestemming geven heeft geen invloed op de uitvoering of prijs van de afgesproken stylingdienst.
Bij de toestemmingsvraag vermelden we voor welk materiaal en welke kanalen de toestemming geldt. Je kunt toestemming altijd kosteloos intrekken via info@themusetable.nl. Daarna stoppen we toekomstig gebruik en verwijderen we het materiaal binnen een redelijke termijn uit onze eigen kanalen, tenzij een andere wettelijke grondslag of bewaarplicht geldt. Intrekking verandert niet dat het eerdere gebruik rechtmatig was. Reeds gedeelde of door anderen gekopieerde publicaties kunnen buiten onze feitelijke controle vallen; waar redelijk mogelijk vragen we het betreffende platform of de ontvanger om verwijdering.
6. Met wie delen we gegevens?
We delen alleen gegevens die voor een bepaald doel nodig zijn. Voor de website en communicatie gebruiken we onder meer Vercel voor hosting, Resend voor formuliermails, Zoho Mail voor ontvangst en correspondentie en PostHog Cloud EU voor de gekozen vorm van websiteanalyse. Bij een opdracht kunnen ook een boekhouder, professioneel adviseur of zorgvuldig gekozen leverancier betrokken zijn wanneer dat noodzakelijk is. Publiceren we beeldmateriaal op Instagram of TikTok, dan ontvangen die platforms het gepubliceerde materiaal en verwerken zij dit mede volgens hun eigen privacyvoorwaarden.
Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken maken we waar nodig verwerkersafspraken. We verkopen persoonsgegevens niet en verstrekken ze niet aan derden voor hun eigen direct marketing.
7. Verwerking buiten de EER
We kiezen waar mogelijk een Europese verwerkingsregio. Wanneer een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebruiken we de waarborgen die de AVG daarvoor vereist, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen. PostHog Cloud EU is ingesteld op de Europese projectregio.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig:
- contactberichten en aanvragen zonder opdracht: maximaal twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact;
- project- en klantcorrespondentie: maximaal twee jaar na afronding, tenzij een lopende vraag, klacht of rechtsvordering langer bewaren noodzakelijk maakt;
- facturen en fiscale administratie: zeven jaar, of langer als een wettelijke verplichting dat vereist;
- beeldmateriaal voor portfolio en marketing: zolang het wordt gebruikt en de toestemming of andere geldige grondslag blijft bestaan; we beoordelen minimaal jaarlijks of publicatie nog nodig en passend is;
- bewijs van toestemming voor beeldgebruik: zolang nodig om de rechtmatigheid van het gebruik en eventuele verzoeken te kunnen aantonen, en daarna verwijderd zodra dit niet meer noodzakelijk is;
- websiteanalyse: maximaal twaalf maanden.
9. Beveiliging
We beperken toegang tot personen en leveranciers die deze nodig hebben, gebruiken versleutelde verbindingen, valideren formulierinvoer en bewaren geheime sleutels alleen in beveiligde omgevingsinstellingen. We beoordelen de maatregelen periodiek en passen ze aan wanneer de dienstverlening of risico's veranderen.
11. Jouw privacyrechten
Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt ook bezwaar maken tegen een verwerking en eerder gegeven toestemming voor toekomstig gebruik intrekken. Sommige gegevens mogen of moeten we blijven bewaren, bijvoorbeeld door een fiscale bewaarplicht.
Stuur je verzoek naar info@themusetable.nl. We reageren in beginsel binnen één maand. Als dat door de complexiteit of het aantal verzoeken langer duurt, informeren we je daar tijdig over. We kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit zorgvuldig te controleren. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
12. Links naar andere websites
De website bevat links naar onder meer Instagram en TikTok. Zodra je zo'n link opent, geldt het privacybeleid van die externe partij. The Muse Table bepaalt niet hoe die partij je gegevens verwerkt.
13. Wijzigingen en contact
Als de website, leveranciers of dienstverlening veranderen, kunnen we deze verklaring bijwerken. Bovenaan staat de datum van de meest recente versie. Heb je een vraag over deze verklaring? Mail dan naar info@themusetable.nl of gebruik het contactformulier.